Una Gestión Documental eficaz no necesariamente implica la adquisición de unas tecnologías que estén fuera del alcance de nuestros bolsillos.

En esta nueva sección que acabamos de estrenar en nuestro Video Blog,  vamos a descubrir lo sencillo y económico que es tener nuestra propia Gestión Documental con un equipo Windows 10, y nuestro escáner Fujitsu IX500.

Antes de nada deberemos planificar nuestro trabajo y decidir qué queremos conseguir con nuestra gestión documental:

• En el caso de la demo vamos a digitalizar toda la documentación que dispongo en carpetas, de MASTER MADEM ESIC de 1998. En total 12 carpetas con 500 folios Din A4 cada una aproximadamente.
• Se necesita liberar espacio de estanterías de la oficina.
• Como objetivo final, necesito poder localizar la información de las carpetas de una forma ágil a través del ordenador.

Digitalización de documentos con un Escaner

Para realizar la demostración, vamos a utilizar un equipo PC con Windows 10 y un Escáner Fujitsu IX500 de la familia ScanSnap que nos va a permitir digitalizar los documentos que tenemos en papel.

Antes de iniciar cualquier escaneo, debemos etiquetar de algún modo las carpetas físicas donde estén archivados los papeles que queremos digitalizar.

Esto nos ayudará a no perder el rastro de lo que estamos haciendo y comprobar si todos los documentos los estamos digitalizando. Cuanto más volumen de papaleo más recomendable organizar ey etiquetar el trabajo que vayamos a realizar.

En nuestro caso vamos etiquetar cada una de las carpetas con un identificador que compondremos: ESICMADEMXII_<número carpeta>

La aplicación ScanSnap Manager nos va a permitir automatizar el proceso de digitalización y de extracción de información de los documentos mediante OCR (Optical Character Recognition) y su posterior archivado en el PC.

Organización de los Archivos Digitales

Para que cada archivo sea manejable, vamos a considerar un fichero por cada 100 páginas. Cada archivo digitalizado lo vamos a guardar sirviéndonos de ScanSnap Manager, en carpetas Windows que tendrán su correspondiente carpeta física asociada y etiquetada.

La estructura de archivos y carpetas que tendremos será la que veis en el pantallazo:

/ESICMADEMXII_01/Archivo01

/ESICMADEMXII_01/Archivo02

/ESICMADEMXII_01/….

/ESICMADEMXII_02/Archivo01

/ESICMADEMXII_02/Archivo02

/ESICMADEMXII_02/….

/ESCIMADEMXII_<número carpeta>/Archivo<número archivo>

De esta forma vamos a localizar fácilmente todos los archivos digitalizados de cada carpeta física, manteniendo una organización que ya nos era familiar.

Finalmente haremos búsquedas desde el administrador de archivos de Windows, de un contenido específico de un documento y comprobaremos que lo localizamos.

En el siguiente capítulo os mostraremos cómo es posible extender las capacidades de nuestra Gestión Documental por medio de SharePoint Online. Tendremos la posibilidad de acceder a nuestros apuntes desde cualquier dispositivo, y podremos añadir información a los archivos que nos permita tener mejor organizada la documentación.

Cualquier ayuda que necesite con la tecnología, no dude en contactarnos. Estaremos encantados de atenderle.