¿Qué es una Gestión Documental?

Como Gestión Documental podemos definir, aquellos procesos que nos van a permitir organizar y guardar la documentación de nuestra empresa de una forma segura.

El objetivo de una Gestión Documental eficaz y segura, está en poder disponer de la documentación de nuestra compañía en cualquier lugar, en cualquier momento, localizable rápidamente y de forma segura. Desglosemos cada una de estas características:

¿Debemos poder disponer de la Documentación Empresarial en Cualquier Lugar?

Una Gestión Documental que se precie debe permitir acceder a los documentos gestionados desde cualquier ubicación., desde la oficina, desde mi casa o desde el Hotel Rural del fin de semana tengo que poder acceder a la documentación de mi compañía.

Nunca sabes donde vas a poder necesitar la información y en este sentido vemos como el teletrabajo es un ejemplo claro de esta necesidad.

Así mismo es necesario que podamos acceder desde cualquier dispositivo que utilicemos para trabajar, ya sea nuestro ordenador de sobremesa en la oficina, o desde nuestro portátil, tablet o teléfono móvil de casa.

Para poder adaptarse a la movilidad que exigen los nuevos trabajos y las nuevas circunstancias como la pandemia cada vez es más necesaria esta funcionalidad.

¿Necesitamos  poder disponer de la Documentación en Cualquier Momento?

Hasta ahora, era suficiente tener la documentación en nuestra oficina. Básicamente accedíamos a ella cuando estábamos físicamente allí.

¿Pero qué pasa si ya no voy por la oficina, o ya no puedo ir a ella?, ¿Podré acceder a la documentación que necesito para la firma de un contrato importante?, ¿Puedo consultar o hacer entrega a mi cliente del nuevo prospecto comercial, o tengo que esperar a llegar a la oficina para poder mandárselo?

Si tengo que trabajar en fin de semana, y los equipos de mi oficina se encuentran apagados y no puedo acceder a ellos por escritorio remoto, ¿qué hago?

Es por ello, que la información debe estar disponible las 24 horas del día los 365 días del año. No hay excusa de perder una oportunidad de negocio por no acceder a tiempo a nuestras tarifas.

¿Tenemos que localizar la Documentación Empresarial de forma Rápida?

En este punto un Gestor Documental te va a permitir organizar tus documentos y tu información de la forma más práctica.

El límite va a estar en nuestra propia capacidad para saber ordenar nuestros documentos de la forma más adecuada a nuestras necesidades.

Sin embargo, para facilitarnos la vida si nuestra estructura organizativa se ve desbordada, el Gestor Documental con su capacidad de búsqueda, nos va a permitir localizar el documento deseado, a través de la información contenida en el mismo, o de las propiedades del documento.

Adicionalmente, el documento puede llevar asociados metadatos que nos servirán también para localizarlo, independientemente de donde esté alojado.

¿La Documentación debe estar accesible de forma segura?

La información y en general la documentación de nuestra compañía es de las cosas más valiosas que tenemos: contratos, ofertas, facturas, dossiers de producto, presentaciones de marketing, proyectos, expedientes, nóminas, planos, fichas médicas, etc.

Por ello debemos proteger y cuidar nuestra documentación. Un buen Gestor Documental nos va a permitir hacerlo.

Las características de seguridad que es necesario pedirle a un Gestor Documental son:

• Confidencialidad:

En muchos casos la documentación puede estar protegida por la GPRD, y si hay fuga de información procedente de esta documentación podemos arriesgarnos a una cuantiosa sanción. Es por ello que nuestra Gestión Documental debe permitirnos controlar los accesos a la información. ¿Quién puede ver o modificar, y qué? ¿Qué información puedo compartir y con quién?

• Integridad:

Cuando accedemos a la documentación, debemos estar seguros de que la información que tenemos es la que es y es la que esperamos que sea. Para ello debe existir una trazabilidad en la documentación que registre quién ha creado, quién ha modificado y cuándo.

• Disponibilidad:

La documentación debe estar protegida para que no pueda ser eliminada de forma accidental. Y si lo es, poder siempre recuperarla.

Desde TRITÓN te asesoramos y ayudamos con la implantación de una gestión documental eficaz y segura con las mejores herramientas del mercado. ¡Consultanos!!!