Conseguir convertir las tarjetas de visita de papel que nos llenan los cajones en un archivo digital es realmente sencillo con un escaner y un software apropiado

El tema de hoy es ver un ejemplo más, de cómo la digitalización y la gestión documental nos pueden facilitar la vida.

La idea es Digitalizar unas 50 tarjetas de visita y capturar la información de las mismas, para de una forma sencilla poder realizar búsquedas en la información capturada.

Algo que sin duda nos llevaría horas, pasando a mano y transcribiendo la información en un fichero Excel, con la digitalización de ScanSnap y su aplicación CardMinder nos lleva unos pocos segundos.

La planificación del trabajo de digitalización

Disponemos de una caja de 50 tarjetas de visita que vamos a digitalizar por medio de la aplicación CardMinder, que antes hemos comentado que está desarrolada por Fujitsu.

Partiremos de una BBDD vacía, para que los registros de la digitalización se vayan alimentando en ella.

En primer lugar comprobaremos cómo las tarjetas quedan registradas en la BBDD y cómo podemos revisarlas para verificar que los datos capturados son correctos y no tener que repetir este primer paso.

Una vez revisadas podemos proceder a la búsqueda de tarjetas por medio de la aplicación.

El último paso que veremos, es la exportación de los datos en un fichero Excel, de tal manera que podemos añadir estos datos a cualquier CRM que podamos manejar.

Proceso de Configuración de la Gestión Documental con ScanSnap

• Comprobamos que el escáner está en línea. En este caso lo conectamos por Wifi con nuestro equipo.
• Preparamos el taco de 50 tarjetas a digitalizar. Conviene agruparlas por formas y tamaños pues pueden ser muy dispares, aunque no es imprescindible pues el escáner es capaz de identificar la posición y tamaño.
• Alimentamos el Escáner con la mitad de las tarjetas. Aunque el alimentador de hojas admite hasta 50 hojas, las tarjetas son más gruesas que una hoja de papel por lo que conviene cargar la mitad o menos, para que no haya problemas del alimentador.
• Desde la aplicación marcamos la opción de iniciar el escaneo, y comprobamos como el escáner empieza a funcionar cargando una tras otra las tarjetas a digitalizar.
• Una vez digitalizadas, automáticamente se lanza el proceso de captura de información que irá introduciendo entradas en la BBDD con los datos de cada tarjeta.
• Finalizado el proceso, conviene revisar la información capturada y completarla o corregirla a mano pues los procesos OCR no son fiables 100%.
• Ahora podremos hacer búsquedas por los campos almacenados.
• Por último, exportamos la información de las tarjetas de visita a un fichero Excel.®

Como habéis visto el proceso es realmente sencillo y no requiere de demasiado tiempo, teniendo en el ScanSnap de Fujitsu un verdadero aliado apra organizar todas esaas tarjetas de visita que llenan nuestros cajones de la oficina.

En definitiva una gran ayuda cuando tenemos montones de tarjetas de visitas actuales o antiguas que queremos en elgun momento acceder a su ionformacion de contacto, mail, teléfono, dirección , etc…

Cualquier ayuda que necesite con la tecnología, no dude en contactarnos. Estaremos encantados de atenderle.