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Gestión Documental sencilla con Microsoft Share Point
18 Ene, 2022

Conseguir Organizar y compartir nuestros archivos digitales es una tarea sencilla gracias a las posibilidades que nos ofrecen los productos de microsoft online

El producto SharePoint Online, nos permite compartir nuestra documentación con otros de una forma segura y podremos organizarla por medio de atributos adicionales que nos van a permitir de un vistazo reconocer e identificar nuestra información.

SharePoint Online se encuentra incorporado a los productos que incluye la Licencia Microsoft 365 Empresa Básico con un coste por suscripción muy ajustado.

Una aproximación a las funcionalidades de Share Point

En esta Demo no vamos a hacer una descripción pormenorizada de todas las funcionalidades de SharePoint pero sí que vamos a ver un sencillo caso de uso.

Nos serviremos para el ejemplo de los documentos digitalizados en el VideoBlog anterior del Archivo Digital con un escaner Fujitsu.

Apuntes ESICMADEMXII de 1998., que los hemos cargado en la carpeta ESICMADEMXII_01 en uno de nuestros equipos Teams, que se va a corresponder automáticamente con una Biblioteca de Documentos en nuestro SharePoint online.

Los archivos digitales contienen apuntes relativos a diferentes asignaturas y profesores, organizados según el orden temporal de la impartición de la materia. En el Video anterior hacíamos búsquedas por contenido, pero a veces esto no es suficiente:

  • Queremos saber de un vistazo qué contienen nuestros archivos, porque estos ni siquiera tienen un índice de contenidos.
  • Para ello añadiremos a nuestros archivos atributos personalizados que nos permitirán, reconocer a nuestros documentos de una forma más precisa con un avance de su contenido.
  • Por otro lado vamos a añadir al archivo un atributo de estado que nos servirá por ejemplo para controlar si el documento ya ha sido revisado o no.

Configuración de la Gestion Documental con Share Point

En primer lugar abrimos el equipo de Teams donde hemos cargado la carpeta ESICMADEMXII_01 y nos vamos a la pestaña archivos. Para poder trabajar con nuevos atributos deberemos abrir en SharePoint.

Una vez en Sharepoint, vemos los archivos en modo de lista con todos sus atributos. Comprobamos que hemos creado unos atributos nuevos “INDICE DE CONTENIDOS”, y “Profesores” y un atributo de estado que hemos denominado “Revisado”.

Para modificar y rellenar el valor de estos atributos de cada archivo lo mejor es pulsar la opción “Editar en vista de cuadrícula”. Nos situamos en la cuadrícula correspondiente al valor del atributo que queremos modificar haciendo click y lo modificamos.

El valor del atributo quedará automáticamente cambiado, y veremos de un vistazo la nueva información del archivo. También podremos ordenar el listado de Archivos, según los valores de esa columna.

Si queremos añadir un atributo nuevo a los archivos de mi biblioteca nos vamos a la cabecera del listado y marcamos + Agregar Columna. Nos mostrará los diferentes tipos de Atributo que podemos configurar. Seleccionamos el tipo de atributo que queremos crear y ya tendríamos añadida la nueva columna a la que podríamos ir dando valores según ya hemos explicado.

En el siguiente Video Blog vamos a revisar una aplicación que incluyen todos los equipos de la gama ScanSnap de Fujitsu llamada CardMinder y que automatiza la captura de información de las tarjetas de visita.

Una gran ayuda cuando tenemos cajas y cajas de tarjetas y queremos localizar alguna en concreto.

Cualquier ayuda que necesite con la tecnología, no dude en contactarnos. Estaremos encantados de atenderle.

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