Programar reuniones de trabajo con miembros de tu organización y personas externas es muy sencillo gracias a Teams

Hoy avanzamos en nuestro VideoBlog realizando un tutorias de cómo programar una reunión en un canal de Teams invitando a los miembros de nuestro equipo o incluso a personas que no son de nuestra organización.

Reuniones y Calendario de Microsoft Teams

Como requisito para poder programar una reunión de canal en Teams, es necesario que dispongas de la funcionalidad del Calendario.

Para ello adquiere una licencia Microsoft que la incluya.

Si no dispones de la licencia, simplemente no te aparecerá el calendario en Teams para que puedas utilizarlo en la planificación de tus reuniones.

No olvides que Tritón puede proporcionarte una.

Planificación de una reunión de Canal

Con la sesión en Teams ya iniciada desde nuestra cuenta encontramos el calendario en la ventana principal de Teams en el lateral izquierdo.

Haremos Click sobre el Icono del Calendario y veremos cómo se nos abre uno, con la semana en curso.

Podremos avanzar hacia adelante buscando la fecha disponible para nuestra reunión.

En el calendario haremos click sobre día y franja horaria en el que queremos tener la reunión y se nos abrirá una ventana con la ficha para completar los datos de la Reunión:

Los datos principales que debemos rellenar son los siguientes:

• Título de la Reunión: Deberá ser descriptivo de los temas a tratar en la misma, nos ayudará a identificarla.
• Asistentes Requeridos: Indicaremos aquellas personas que es obligatorio que asistan a la reunión. Si no asisten, la reunión no puede celebrarse. Podemos marcar también aquellas personas que no es obligatorio que asistan, pero puede ser interesante su participación.
• Fecha , Hora y Duración: Por defecto aparecerá marcada una fecha y hora de reunión que corresponderá con el día en el que hemos hecho click para convocarla. Deberemos rellenar la hora de finalización si queremos que sea diferente de la que nos propone Teams.

Como datos opcionales a cumplimentar tenemos:

• Canal: Si indicamos un canal de reunión, se programará la Reunión en el canal seleccionado. Es muy interesante cuando trabajamos desde Teams. La convocatoria quedará reflejada en nuestro canal, y como documentación de la reunión se podría incluso grabar la misma quedando todo guardado en el mismo canal en la Carpeta Recordings.
• Detalles: Podemos redactar un texto enriquecido explicando el objetivo de la reunión.

La convocatoria de la reunión llegará como un correo electrónico al buzón de cada uno de los participantes de la reunión.

En el correo se podrá aceptar la reunión para incluir directamente en el calendario de Outlook la convocatoria o acceder a la misma por medio del enlace Teams.

Adicionalmente la convocatoria llegará como notificación a los miembros del equipo que convoca la reunión, y el acceso a la misma estará accesible desde el chat del canal para cualquier miembro.

Una programación Real de Reunión en Teams

En el video anterior hemos visto el siguiente ejemplo:

1. Con sesión iniciada de Teams, accedemos al calendario. Buscamos una fecha disponible para programar una reunión y seleccionamos día y hora.
2. Rellenamos los datos de la ficha de la reunión y la programamos en un Canal determinado.
3. Veremos cómo llegan las invitaciones por correo a los invitados, y cómo la reunión queda reflejada en el Canal del equipo, para que los miembros se unan a la misma.
4. Iniciaremos la reunión y seleccionaremos grabar la reunión.
5. Los invitados iniciarán también la reunión desde sus puestos.
6. Una vez intercambiadas unas palabras con los invitados, cerraremos la reunión y comprobaremos cómo queda reflejada la reunión en el canal y la ubicación del archivo con la grabación de la reunión.

En el próximo capítulo descubriremos qué son los Equipos y Canales en Teams, y cómo utilizarlos para comunicarnos entre los miembros de nuestro equipo, ya sean de nuestra organización o sean invitados externos.

Cualquier ayuda que necesite con la tecnología, no dude en contactarnos. Estaremos encantados de atenderle.

Muchas gracias por confiar en TRITON , nos vemos en el próximo Video Blog…